Les avocats adhérents à l’association AVOQUALITÉ (« Association des avocats pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence »)
ont souhaité prendre des engagements rigoureux dans le cadre, à la fois, de leurs réponses aux mises en concurrence organisées plus particulièrement par le secteur public au sens large[1] et de la réalisation des missions accomplies à la suite de ces mises en concurrence.
Cette adhésion à l’association emporte adhésion de plein droit à la présente « Charte pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence » laquelle témoigne d’une volonté des avocats adhérents d’exercer leur profession de façon rigoureuse, sincère et respectueuse de leurs engagements et s’inscrit dans le cadre de leur déontologie.
Le non-respect, par l’un de ses adhérents, des engagements pris au titre de la « Charte pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence » est sanctionné dans les conditions prévues au 2.2 ci-après, précisées en tant que de besoin par le règlement intérieur de l’association. Cette sanction peut aller jusqu’à l’exclusion définitive de l’association.
La « Charte pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence » garantit donc aux clients des avocats adhérents une relation de confiance, dans des conditions sincères et transparentes, et aussi des honoraires reflétant la réalité des conditions d’exécution des prestations.
1 Les engagements des avocats adhérents
1.1 La sincérité des réponses aux mises en concurrence
Les avocats adhérents à la Charte s’engagent, dans le strict respect de leurs règles déontologiques, à répondre de façon sincère aux mises en concurrence. En particulier, ils s’engagent à présenter la structure d’exercice, les équipes, les moyens dont ils disposent conformément à la réalité et sans aucune ambiguïté :
- l’avocat adhérent veillera à indiquer précisément s’il intervient en tant qu’avocat individuel ou au nom d’une structure d’exercice ou encore dans le cadre d’un groupement. S’il s’appuie sur les capacités d’autres confrères, d’autres juristes (professeurs par exemple) ne faisant pas partie de sa structure ou d’autres opérateurs économiques, il s’engage à l’indiquer clairement.
- l’avocat adhérent s’engage à présenter des effectifs d’une façon claire et qui ne soit pas susceptible d’induire l’acheteur public ou privé en erreur. Il veillera donc à distinguer les associés et les collaborateurs, étant précisé que sont considérés comme collaborateurs, les avocats collaborant au sein du cabinet et ayant signé un contrat de collaboration libérale ou salariée[2]. Dans le cas où des collaborateurs seraient employés à temps partiel, cette mention figurera clairement. Enfin, l’avocat adhérent s’engage à distinguer clairement les avocats des autres types d’effectifs (juriste, assistant(e), …).
- l’avocat adhérent s’engage à ne qualifier le ou les avocats qu’il présente dans sa candidature ou au titre de l’équipe dédiée au marché comme spécialisés qu’à la condition que l’avocat concerné soit effectivement « titulaire d’un certificat de spécialisation régulièrement obtenu et non invalidé » délivré par le CNB[3]. Il s’engage à respecter scrupuleusement l’intitulé du certificat de spécialisation qu’il a obtenu.
- l’avocat adhérent s’engage à ne fournir que des références réelles. Il respectera l’anonymat du client, sauf à avoir obtenu son accord express et préalable pour fournir les références nominativement. Si la référence a été acquise par l’avocat en qualité de collaborateur ou d’associé d’un cabinet qu’il a quitté depuis moins de 2 ans, il lui incombe en outre d’aviser son ancien cabinet de la demande d’accord exprès qu’il formule auprès du client et d’indiquer dans la réponse à la mise en concurrence le nom du cabinet au sein duquel l’expérience a été acquise[4].
- l’offre de prix faite par l’avocat adhérent correspondra au temps et aux compétences nécessaires à l’exécution de la prestation et aux coûts correspondants. Il s’engage à ne pas formuler d’offre anormalement basse.
- l’avocat adhérent s’engage à ne faire figurer, dans la présentation de l’équipe dédiée, que les seuls membres de son cabinet effectivement disponibles et disposant précisément des compétences nécessaires pour la réalisation des prestations.
1.2 La sincérité de l’exécution des prestations
L’exécution des prestations juridiques doit correspondre aux éléments décrits dans les réponses aux mises en concurrence, notamment en termes d’affectation de moyens matériels, de moyens humains (en particulier l’équipe dédiée à la mission s’il en est demandé une) et de compétences.
Les avocats adhérents s’engagent à ce que le nombre d’heures facturées par les avocats reflète avec sincérité le temps consacré à la réalisation des prestations.
1.3 Les engagements des avocats adhérents
Pour garantir la qualité des prestations fournies, les avocats adhérents s’engagent :
- à ce que les productions du cabinet soient systématiquement relues et corrigées par un(e) associé(e).
- à assurer la continuité du traitement des dossiers en cas d’absence ou d’indisponibilité de l’avocat en charge du dossier.
- à respecter un ratio maximum de stagiaires élèves-avocats :
- pas plus de deux stagiaires dans les structures comprenant 1 ou 6 avocats ;
- pas plus de trois stagiaires dans les structures comprenant de 7 à 12 avocats ;
- pas plus de quatre stagiaires dans les structures comprenant de 13 avocats à 20 avocats ;
- pas plus d’un stagiaire pour 4 avocats dans les structures comprenant plus de 20 avocats.
- à organiser une gestion rigoureuse des conflits d’intérêts. En particulier, les avocats adhérents s’interdisent d’intervenir à la fois comme assistant à maîtrise d’ouvrage d’acheteurs dans le cadre de l’organisation de mises en concurrence et de conseil d’opérateurs économiques susceptibles de répondre à ces mises en concurrence.
1.4 Le respect de bonnes pratiques de collaboration
Les avocats adhérents s’engagent au respect de bonnes pratiques dans leurs relations avec leurs collaborateurs. En particulier, ils s’engagent à :
- suivre régulièrement la charge de travail des collaborateurs/collaboratrices ;
- favoriser l’échange avec les collaborateurs/collaboratrices lorsque leur charge de travail semble excéder leurs capacités en vue de l’analyser et, en tant que de besoin, de l’adapter ;
- mettre en œuvre des formations internes, voire externes, à la gestion du temps et des priorités ;
- intégrer les qualités managériales aux procédures d’évaluation instituées dans le cabinet et favoriser la formation au management ;
- promouvoir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale ; à ce titre, veiller au fait que les technologies de l’information et de la communication soient utilisées comme un atout (télétravail, réduction des temps de trajet, efficacité durant les trajets nécessaires aux fins de réduction des amplitudes horaires…) en évitant les dérives potentielles (connexions permanentes au bureau y compris durant les périodes de repos ou de congés…).
Bien entendu, les avocats-adhérents s’interdisent rigoureusement de recruter comme stagiaire des personnes titulaires du CAPA.
Au-delà de la recherche du bien-être de tous, l’avocat adhérent prend clairement position contre les pratiques de harcèlement moral et/ou sexuel et s’engage au respect de l’égalité homme-femme.
2 Adhésion à la « Charte pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence » et contrôle du respect des engagements
2.1 Adhésion
Peuvent librement adhérer à l’Association et donc à la « Charte pour la promotion des pratiques de qualité dans les réponses aux mises en concurrence » tous les avocats autorisés à exercer sur le territoire français, quel que soit leur mode d’exercice (exercice individuel ou structure d’exercice quelle que soit sa forme) et le barreau auquel ils appartiennent.
En adhérant à cette Charte, les avocats s’engagent à respecter les règles qu’elle fixe tout à la fois en termes de sincérité des réponses aux mises en concurrence publiques qu’en termes de bonnes pratiques professionnelles.
Ils acceptent également sans réserve que le respect de la Charte soit contrôlé et sanctionné dans les conditions évoquées ci-après.
Enfin, ils s’engagent, s’ils se prévalent de leur adhésion à l’Association, à communiquer la version signée de la Charte.
2.2 Modalités de contrôle du respect de la Charte
Le Bureau de l’association peut décider à tout moment de contrôler le respect de la Charte, notamment s’il est saisi d’une réclamation contre l’un de ses adhérents. Si l’un des membres du bureau est intéressé par la réclamation[5], il s’interdit de participer à la décision du bureau.
La décision du Bureau désigne un ou plusieurs avocats honoraires disposant d’une expérience significative dans la réponse aux mises en concurrence publiques afin qu’il(s) exerce(nt) ce contrôle.
Le Contrôleur désigné peut se faire communiquer toute pièce ou procéder à toute demande d’information ou à toute audition en rapport avec le respect de la Charte étant précisé que la durée du Contrôle ne peut excéder huit jours ouvrés.
Il est tenu à une obligation absolue de confidentialité. Il lui est notamment interdit de communiquer à des tiers, y compris aux membres du Bureau de l’association, les documents dont il aurait obtenu communication dans le cadre de son contrôle.
Les adhérents à la Charte s’engagent à coopérer en toute transparence avec le Contrôleur désigné.
Sur la base des documents et informations recueillis, le Contrôleur rédige un projet de rapport transmis à l’adhérent contrôlé. Celui-ci dispose alors d’un délai d’un mois pour émettre ses observations. Le Contrôleur remet au bureau de l’association son rapport, accompagné des éventuelles observations de l’adhérent contrôlé, et d’un avis motivé sur le respect de la Charte.
L’avis du Contrôleur peut être favorable ou défavorable. En cas d’avis défavorable, le Contrôleur précisera s’il propose que l’adhérent fasse l’objet d’un simple rappel à ses obligations ou à une mise en demeure. En cas de manquement grave, le Contrôleur peut proposer l’exclusion pure et simple de l’Adhérent.
Le Bureau statue ensuite après avoir entendu l’adhérent s’il en fait la demande. À tout moment, le Bureau peut décider que le Conseil d’Administration de l’association interviendra en ses lieu et place.
Ces modalités de contrôle sont précisées, en tant que de besoin, par le règlement intérieur de l’Association.
2.3 Saisine du Bureau de l’association
Les réclamations peuvent être adressées :
• Soit par courrier, au siège de l’association : 31 rue de Bellefond – 75009 Paris
• Soit par mail : bureau@avoqualite.fr
[1] A savoir toutes les mises en concurrence initiées dans le cadre de l’Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics.
[2] Cf article 14.1 du Règlement intérieur national de la profession d’avocat (RIN).
[3] Article 10.4 du RIN.
[4] Article 2.2, 8ème paragraphe du RIN.
[5] Soit qu’elle l’intéresse directement ou la structure dans laquelle il exerce, soit qu’elle concerne une « mise en concurrence » à laquelle il a lui-même participé.